Beskrivning av hur kultur- och bildningsnämnden organiserar sina allmänna handlingar
Offentlighets- och sekretesslagen stadgar att varje myndighet ska upprätta en beskrivning av hur allmänna handlingar ordnas inom myndigheten. Beskrivningen ska minst innehålla uppgifter i sju avseende, se nedan.
1. Nämndens organisation
Nämnden utgör en sammanhållen myndighet. Förvaltningen är på det pedagogiska området organiserad i fem rektorsområden för skolväsendet, skolbarnsomsorgen och förskoleverksamheten.
Nämndens uppgifter inom kultur- och fritidsområdet handhas inom en kultur- och fritidsavdelning.
Nämnden ansvarar även för kommunens uppgifter när det gäller socialtjänst för barn- och ungdomar. Dessa uppgifter handläggs i förvaltningen inom en barn- och familjeenhet. Den enheten har även hand om de förvaltningsgemensamma elevhälsouppgifterna.
2. Sökmedel till myndighetens allmänna handlingar
Nämnden använder diariesystemet Platina. Utöver de handlingar som registreras förvaras vissa icke sekretessbelagda allmänna handlingar ordnade på respektive enhet.
Socialtjänstens handlingar som rör enskilda personer hanteras och förvaras särskilt inom barn- och familjeenheten och är underkastade bestämmelserna i Lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten.
3. Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar
Än så länge kan inte allmänheten erbjudas någon IT-lösning för att själva söka bland offentliga allmänna handlingar.
4. Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om allmänna handlingar etc.
Nämndsekreteraren är ansvarig för nämndens dokument- och diariehantering och kan lämna upplysningar. Beträffande de offentliga allmänna handlingar som förvaras på skolorna hänvisas till respektive rektor.
5. Vilka sekretessbestämmelser som myndigheten vanligen tillämpar
Sekretess till skydd för enskilds personliga och ekonomiska förhållanden är den vanligaste anledningen till begränsningar av de allmänna handlingarnas offentlighet inom kultur- och bildningsnämnden. Det betyder att det är bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagens femte avdelning som tillämpas, oftast lagens kapitel 23, 25 eller 26.
6. Vilka uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar eller lämnar till andra
För arbetets behöriga gång hämtar kultur- och bildningsnämnden in de offentliga uppgifter från andra myndigheter som behövs för handläggningen, ibland även normalt sekretessbelagda uppgifter där avlämnande myndighet har upplysningsskyldighet enligt lag.
Nämnden lämnar på begäran ut offentliga allmänna handlingar. Uppgifter som skyddas av sekretess lämnas bara ut om det finns lagstöd för åtgärden.
7. Försäljning av personuppgifter
Försäljning av personuppgifter förekommer inte.
Ewa Lindberg
Förvaltningschef